Kongressagentur
(PCO - Professional Congress Organiser)

pcma - Kongressorganisation aus einer Hand

Von der Akquise der Teilnehmer und Aussteller über die Registrierung und Finanzierung bis zur Hotelreservierung und Gestaltung Ihres individuellen Rahmenprogrammes - wir führen alle Tätigkeiten aus, die mit der Planung, Konzeption, Organisation und Durchführung Ihres Kongresses in Verbindung stehen. Unsere Leistungen können Sie einzeln in Anspruch nehmen, Sie können mehrere kombinieren oder auch ein „Full-Service“-Paket wählen.

Kongressorganisation vor der Veranstaltung

  • Kongress-Service, Kongress-Hotline und Kongressbuchhaltung
  • Teilnehmerakquisition und Teilnehmerregistrierung
  • Konferenzausstattung, Drucksachen und Werbemittel
  • Werbung & PR
  • Messe- und Ausstellungsplanung
  • Poster- und Abstraktverwaltung
  • Stellung von Übersetzungen und Simultandolmetscher
  • Konzeption, Hosting und Redaktion der Veranstaltungswebsite
  • Kongressreisebüro und Transfer
  • Catering und Abendveranstaltungen
  • Rahmenprogramme und Exkursionen für Teilnehmer
  • Ausflugsprogramme und Sightseeingtouren für Begleitpersonen

Kongressorganisation während der Veranstaltung

  • Kongressmanagement vor Ort
  • Besetzung des Tagungsbüros/Konferenzsekretariats
  • Aufbau und Ablaufüberwachung der Ausstellung
  • Ausgabe von Namensschildern und Tagungsunterlagen
  • Counterservice (Information) und Hospitality Desks in den Hotels
  • Betreuung der VIP-Lounge und Referentenräume
  • Ausstellerhandling
  • Betreuung der Sponsoren
  • Mediencheck
  • Livestreaming
  • Betreuung der Säle und Sessions
  • Saalkontrolle und Vergabe von Fortbildungspunkten
  • Referentenhandling
  • Teilnehmerregistrierung vor Ort
  • Inkasso ausstehender Gebühren
  • Auszahlungen von Auslagen und Reisekosten etc. vor Ort
  • Organisation und Aufbau der Posterausstellung
  • Durchführung und Ablaufkontrolle der Rahmenprogramme
  • Stellung von fachkundigem Begleitpersonal bei Programmen
  • Presseregistrierung und -betreuung
  • Betreuung von Pressekonferenzen und Journalistengesprächen, Interview-Koordination
  • Erfassung der Besucherzufriedenheit (Monitoring)

Kongressorganisation nach der Veranstaltung

  • Erstellung einer Dokumentation (Tagungsband, CD-ROM, USB-Stick, ...)
  • Versenden von Danksagungen an alle Beteiligten (Referenten, Team, ...)
  • Zusammenstellen des Pressespiegels
  • Endabrechnung nach den Richtlinien des Veranstalters
  • Aufbereitung der Datenbanken zur weiteren Verwendung bei Folgeveranstaltungen
  • Evaluation
  • Abschlussgespräch mit Schlussbericht