Wenn wir als Kongressagentur tätig werden, können Sie von uns verschiedenste Serviceleistungen erwarten. Unsere Leistungen können Sie einzeln in Anspruch nehmen, Sie können mehrere kombinieren oder sich auch ein „Full-Service“-Paket schnüren lassen. Wir übernehmen auch Teilleistungen, wenn es bei Ihnen zu personellen Engpässen kommt (z.B. durch Krankheit und Urlaub). Nachfolgend führen wir die einzelnen Tätigkeiten auf, die wir für Sie erbringen können:
- Kongress-Service und Kongressbuchhaltung
- Teilnehmerakquisition, Werbung & PR, Teilnehmerregistrierung
- Konferenzausstattung, Drucksachen und Werbemittel
- Messe- und Ausstellungsplanung
- Abstrakt- und Posterverwaltung
- Konzeption und Redaktion der Veranstaltungswebsite
- Kongressreisebüro und Transfer
- Catering und Abendveranstaltungen
- Rahmen- und Ausflugsprogramme für Begleitpersonen und Ausstellungen sowie Übersetzungen und Simultandolmetscher
- Projektmanagement vor Ort
- Besetzung des Tagungsbüros/Konferenzsekretariats
- Ausgabe von vorbereiteten Namensschildern und Tagungsunterlagen
- Counterservice (Information), optimal auch in den Hotels
- Betreuung der VIP-Lounge und Referentenräume
- Betreuung der Aussteller und Sponsoren
- Betreuung der Säle und Sessions
- Teilnehmerregistrierung vor Ort
- Inkasso ausstehender Gebühren
- Auszahlungen vor Ort von Auslagen und Reisekosten etc.
- Aufbau und Ablaufüberwachung der Ausstellung
- Organisation und Aufbau der Posterausstellung
- Durchführung und Ablaufkontrolle der Rahmenprogramme
- Stellung von fachkundigem Begleitpersonal bei Programmen
- Presseregistrierung und -betreuung
- Betreuung von Pressekonferenzen und Journalistengesprächen
- Interview-Koordination
- Zusammenstellen des Pressespiegels
- Erfassung der Besucherzufriedenheit (Monitoring)
- Erstellung einer Dokumentation (Tagungsband, CD-ROM)
- Versenden von Danksagungen an alle Beteiligten (Referenten, Team...)
- Endabrechnung nach den Richtlinien des Veranstalters
- Aufbereitung der Datenbanken zur weiteren Verwendung bei Folgeveranstaltungen
- Abschlussgespräch mit Schlussbericht
